A pandemia do novo coronavírus fez com que a modalidade de home office fosse experimentada – e aprovada – por muitos. Nesse cenário, a procura pelo escritório virtual aumentou. O serviço é voltado para empresas, empreendedores e profissionais que necessitam de um endereço comercial e fiscal, atendimento telefônico, gestão de correspondência e outros serviços de espaço físico sem ter, de fato, um espaço físico.
Como isso é possível? Algumas empresas, por exemplo os coworkings, aproveitam a ótima estrutura de trabalho que já possuem para oferecer o serviço de escritório virtual. Em alguns casos, o contrato pode ir além do virtual e incluir descontos para uso esporádico da estrutura física, como salas de reunião e treinamento.
Mas, como saber se essa opção é realmente vantajosa e se atende às suas necessidades? O conhecimento é sempre a resposta, por isso respondemos as principais dúvidas sobre o tema. Confira.
Como funciona um escritório virtual?
O cliente do serviço poderá ter o mesmo endereço fiscal e/ou comercial da empresa ou coworking que contratou, trazendo mais credibilidade, já que estes costumam estar localizados em endereços nobres. Há possibilidade de correspondências serem recebidas no local.
Além disso, todas as ligações telefônicas podem ser atendidas por uma equipe preparada. A empresa recebe um número telefônico, que pode ser amplamente divulgado e terá todas as ligações atendidas pela empresa contratada. A recepcionista fará o atendimento de modo personalizado e, quando necessário, irá transferir a ligação para o contratante do serviço. Dessa forma, os contatos ficam mais organizados e o atendimento ao cliente é feito com qualidade.
Para ter esses serviços à disposição, os interessados devem analisar as suas necessidades e escolher o pacote que atende à sua demanda. Com a empresa a ser contratada definida, um contrato é elaborado – a burocracia é quase nula e, em vários coworkings, a assinatura é virtual. Geralmente os coworkings oferecem o serviço de escritório virtual no formato pré-pago, através de uma mensalidade.
Quais as vantagens do escritório virtual?
Ter quem atenda as ligações que a empresa recebe para não perder contatos é uma das vantagens do escritório virtual. Foto: Pexels.
Organização e credibilidade. Essas são as principais vantagens de um escritório virtual. Os serviços oferecidos de gestão de correspondências e atendimento telefônico personalizado facilitam a vida dos empreendedores, que passam a ter mais tempo para investir em estratégias e crescimento da empresa. Além de ser muito bem tratado no contato com a empresa, o cliente ganha confiança ao ver o endereço comercial em área nobre e conhecida, o que acontece quando se usa as informações da empresa de escritório virtual contratada.
O que o seu cliente pode pensar quando vê o seu cartão e não tem endereço? E quando ele busca no Google o seu endereço e vê a sua residência?
Outra reflexão é que, às vezes, o empreendedor que vive em reuniões, consultorias e salas de aula, perde oportunidade por não receber uma ligação de negócios para sua empresa.
Qual a diferença entre escritório virtual e coworking?
Apesar de as duas modalidades estarem sendo muito procuradas após a realidade trazida pela pandemia, elas possuem uma diferença crucial: o espaço. Como o próprio nome já diz, o escritório virtual é remoto, digital, enquanto o coworking é um espaço físico de trabalho compartilhado que oferece salas individuais, estações de trabalho, salas de reunião e estimula o networking dos presentes.
Assim, o escritório virtual é apenas um dos serviços oferecidos pelo coworking. Ele é buscado por pessoas que desejam manter o home office, mas precisam de uma estrutura de apoio para isso, enquanto o coworking atrai empresas e profissionais que buscam um espaço físico de trabalho bem preparado e com o preço mais acessível.
Preciso receber um cliente, e agora?
Mesmo que a principal necessidade do empresário ou profissional seja ter um endereço comercial ou fiscal e serviços de atendimento telefônico, encontros presenciais podem ser necessários – e fazer reuniões ou receber clientes em um espaço formal é importante. A boa notícia é que a maioria dos coworkings oferecem descontos para clientes do escritório virtual usufruírem de salas de reunião, treinamento ou até mesmo diárias para uso de mesa compartilhada ou sala individual.
Tem mais alguma dúvida sobre o escritório virtual ser a melhor opção para você? Entre em contato com a Mango Tree, uma equipe especializada estará à disposição para oferecer uma mentoria e explicar sobre os planos oferecidos.
