A troca entre os colaboradores de diferentes áreas e cargos é parte fundamental do dia a dia de qualquer organização. Afinal, é de uma reunião produtiva que costumam sair as boas ideias e as decisões mais importantes para o sucesso de um negócio.
Portanto, reunir-se com eficiência é essencial para que toda a equipe não chegue ao final do dia com a impressão de que nada saiu do lugar. Afinal, evitar ao máximo reuniões para assuntos que poderiam ser resolvidos por e-mail aumenta a produtividade e o engajamento de todos.
Como, então, garantir que toda reunião seja produtiva? Pode parecer desafiador, já que o assunto principal é muitas vezes desviado com facilidade. Mas, basta alguns passos caracterizados por ações simples relacionadas à disciplina, comportamento e atitude. Entenda quais são eles.
O caminho para ter uma reunião produtiva
Estabeleça horário e tempo de duração, seja pontual
Normalmente, 30 minutos são suficientes para se discutir a grande maioria dos assuntos, salvo alguns casos especiais. Mas, para que a reunião seja produtiva, ela precisa ser bem planejada.
Primeiro, os participantes devem chegar cedo para se preparar. O líder, ou o responsável pela convocação, deve começar na hora combinada e cumprir o prazo estabelecido para o término da reunião. Também é uma boa ideia enviar a pauta da reunião previamente para que todos se preparem com antecedência.
Outra boa tática é dar tempo suficiente para que os pontos principais sejam expostos antes de iniciar a reunião. Além disso, é importante que todos façam anotações durante a reunião e não interrompam a fala um do outro.
Separar um tempo no final para perguntas e esclarecimentos faz a diferença. Além disso, uma ata com os principais pontos deverá ser confeccionada posteriormente.
Defina com clareza o objetivo da reunião e tenha sempre uma pauta
Vale ressaltar que, as reuniões mais eficazes são aquelas em que os objetivos são claros, diretos e simples. Antes de marcar o encontro, responda as perguntas: que problema precisa ser resolvido? Como será abordada a questão? Qual é o resultado almejado? Quando todos os participantes têm ciência do propósito da reunião, eles chegam preparados para ele.
A objetividade ajuda na concentração de todos durante a reunião, o que é extremamente importante para minimizar e otimizar o tempo de duração. Quando todos estão focados, não há espaço para conversas paralelas, interrupções desnecessárias e distrações, que em nada contribuem para a produtividade da reunião. Afinal, é primordial que a pauta da reunião, previamente divulgada, seja cumprida.
Caso surja algum assunto não previsto na pauta, é melhor agendar uma nova data para discuti-lo. Prorrogar o tempo estabelecido, além de não ser uma boa prática, pode interferir de forma na agenda dos participantes. É bom lembrar que todos têm uma rotina e um planejamento para cumprir.
Convide para a reunião apenas as pessoas envolvidas na pauta
Quantidade não é sinônimo de qualidade. Convocar muitas pessoas, ou as pessoas erradas apenas prejudicará a discussão e, consequentemente, os resultados esperados. Procure alinhar a equipe com antecedência e ter bem definido o papel de cada um na reunião.
Avalie, cuidadosamente, quem são as pessoas que possuem conhecimento do assunto, experiência, capacidade técnica e, especialmente, aquelas que têm poder de decisão. Procure parceiros que de fato podem ajudar na solução do problema.
Lembre-se, pessoas erradas em reuniões erradas não trazem nenhum benefício, muito pelo contrário, as chances de você ter uma reunião ineficaz são grandes. Evite sair da reunião com a sensação de mera perda de tempo. É um fator altamente desmotivante, que pode comprometer a sua produtividade pelo resto do dia.
Busque um local adequado e equipado para ter uma reunião produtiva
Não basta ter uma pauta bem elaborada, um planejamento perfeito, se você não tem um local adequado para realizar a reunião. A maioria das reuniões são estratégicas, por exemplo, para o fechamento de um grande negócio, a contratação de um novo fornecedor, e não pode acontecer em qualquer lugar.
Dependendo do assunto, realizar a reunião dentro da empresa, nem sempre é uma boa estratégia. Algumas vezes, será preciso encontrar um local neutro, para evitar especulações dentro da própria empresa e, ainda, impedir que as questões do dia a dia desviem o foco da equipe, com conversas desnecessárias nos corredores. Esse local pode ser um café, ou um restaurante, mas, na maioria das vezes, alugar uma sala de reunião em um espaço de coworking pode ser a melhor opção.
Os coworkings oferecem a estrutura necessária, são muito bem planejados, equipados com tecnologia de ponta e possuem equipe técnica preparada para recepcionar e proporcionar aos coworkers a melhor experiência. Tudo isso, com qualidade, conforto, comodidade, originalidade e neutralidade.
E, o melhor de tudo, com preços bem atrativos e formas de contratação flexíveis, que variam por pacotes de horas e diário. Não é difícil encontrar uma opção que atenda às necessidades, para diversas ocasiões.
Com toda certeza, as reuniões serão mais assertivas e produtivas, o que terá um impacto bastante positivo para os negócios. Sem contar a privacidade, que é difícil em cafés ou restaurantes. A sala de reuniões no Coworking será vista como um belíssimo cartão de visitas. Aliás, a primeira impressão é a que fica!
A Mango Tree, um coworking em São Paulo, oferece toda a estrutura necessária para que as reuniões sejam memoráveis e muito bem sucedidas. Venha tomar um café com a gente e conhecer o nosso espaço.
